Malam Ahad, anda menaip roster minggu depan dalam group chat. Pagi Isnin, seorang tukar syif dengan seorang lagi. Rabu, orang yang anda jadualkan pula ambil MC. Menjelang Jumaat, mesej yang semua orang tatal ke belakang untuk cari sudah ketinggalan tiga pembetulan, dan sekurang-kurangnya seorang sedang bekerja ikut versi yang salah.
Bahagian itu menyusahkan sahaja. Bahagian yang betul-betul memakan kos anda datang empat minggu kemudian.
Hujung bulan tiba, dan anda kena kira berapa yang anda hutang kepada lima orang. Tiada rekod siapa yang dijadualkan, sebab roster tadi hanyalah mesej chat yang sudah lama ditimbus. Tiada rekod siapa yang hadir, sebab tak pernah ada sesiapa menulisnya. Jadi anda bina semula — dari ingatan, dari kalendar tempahan, dari apa yang orang beritahu anda. Kemudian seorang berkata "minggu tu saya balik lambat dua kali", dan anda tak boleh buktikan dia tak buat, dia pun tak boleh buktikan dia buat, dan salah seorang akhirnya mengalah.
Perbualan itu sebenarnya bukan tentang kejujuran. Hampir semua orang di dalamnya bercakap benar mengikut apa yang mereka ingat. Ia tentang hakikat bahawa tiada apa-apa yang direkodkan pada masa itu, jadi empat minggu kemudian dua orang jujur ada dua ingatan berbeza dan tiada cara untuk menyelesaikannya.
Ini sistem yang kami syorkan, mengikut urutan yang betul-betul menyelesaikan masalah.
1. Beri roster satu rumah dan satu versi
Group chat bukan roster yang teruk sebab ia WhatsApp. Ia roster yang teruk sebab ia tiada versi semasa. Setiap pembetulan jadi mesej baharu, dan mesej terbaharu belum tentu gambaran penuh — biasanya ia cuma benda terakhir yang berubah.
Apa yang anda mahu sebaliknya ialah satu tempat di mana jawapan kepada "siapa kerja Khamis?" ialah apa sahaja yang ada di skrin sekarang. Bukan mesej terbaharu tentang Khamis. Khamis itu sendiri.
Ujiannya mudah: kalau seorang ahli pasukan tanya apa syif dia minggu depan, boleh tak anda tunjuk sesuatu dan bukannya menatal? Kalau jawapannya menatal, roster itu tiada rumah.
2. Biar jam yang berulang benar-benar berulang
Tengok roster minggu lepas dan minggu ini. Bagi kebanyakan salon dan klinik, 70 hingga 80% daripadanya serupa. Tiga orang yang sama bekerja pada jam teras yang sama; yang berubah cuma ganti untuk seorang yang cuti, dan hujung minggu.
Kalau anda menaip semula 80% yang serupa itu setiap malam Ahad, anda sedang buat sejam kerja seminggu untuk hasilkan sesuatu yang anda memang dah ada. Apa sahaja yang anda guna, ia kena benarkan anda bina seminggu sekali kemudian guna semula — salin minggu lepas ke hadapan, atau simpan minggu yang elok sebagai corak dan gunakannya semula.
Di sinilah Syif dalam bookit masuk, dan ini bahagian paling tak glamor tentangnya. Dalam Syif, kemudian Jadual, anda bina minggu itu pada grid ahli pasukan berbanding hari. Untuk isi minggu seterusnya, anda salin satu hari atau satu julat, atau anda guna templat syif yang anda simpan sebelum ini. Kalau seseorang ada jam mingguan biasa, anda tetapkan sekali sahaja pada profil ahli pasukan sebagai jadual syif lalai, dan apabila templat digunakan, kalendar mereka diisi untuk anda.
Roster berhenti jadi kerja menulis mingguan dan bertukar jadi kerja menyunting mingguan. Itu kerja yang jauh lebih kecil.
3. Rekod kehadiran, bukan sekadar penjadualan
Inilah jurang yang menyebabkan pertengkaran hujung bulan. Roster merekodkan niat anda. Ia kata Aina sepatutnya kerja 10 pagi hingga 6 petang pada Khamis. Ia tak kata sama ada dia betul-betul datang.
Bagi kebanyakan peniaga yang kami jumpa, tiada apa-apa yang merekodkan perkara itu. Tak pernah ada kad punch, tak pernah ada borang tandatangan. Jurang ini tak nampak langsung sehinggalah saatnya ia bertukar jadi pertikaian tentang jam kerja — dan waktu itu, ia jadi keseluruhan masalah.
Dalam bookit, pasukan anda rekod waktu masuk dan keluar guna akaun mereka sendiri — dari telefon sendiri, atau dari skrin kongsi di kaunter. Anda pilih bagi setiap cawangan bagaimana mereka buktikan mereka betul-betul ada di situ:
- Kiosk QR — satu kod pada skrin di kaunter anda yang sentiasa berubah dan hanya boleh guna sekali. Tangkap skrin pun tak berguna.
- Geofence GPS — mereka rekod waktu masuk di telefon dan mesti berada dalam jarak yang anda tetapkan dari cawangan. Simpan alamat cawangan anda dahulu, kalau tidak tiada apa yang boleh diukur.
- Rekod dari mana-mana — tiada semakan lokasi langsung. Jujur dengan apa adanya; sesuai untuk kerja jarak jauh atau pasukan yang anda percaya.
- Dimatikan — tiada sesiapa merekod waktu masuk, dan anda guna roster sahaja.
Yang terakhir itulah titik permulaan setiap cawangan, jadi menetapkan modnya adalah perkara pertama yang perlu dibuat — sehingga anda tukar, pasukan anda akan nampak kad yang memberitahu kehadiran dimatikan.
Sebaik ia dihidupkan, butang rekod waktu masuk ada pada petak pertama papan pemuka mereka, jadi tiada sesiapa perlu mencarinya. Setiap rekod masuk dicatat pada akaun orang itu sendiri, lengkap dengan masa dan kaedahnya. Bukan PIN kongsi, bukan nama atas kertas — akaun mereka sendiri. Itulah yang menjadikannya bernilai empat minggu kemudian.
4. Pada hujung bulan, baca nombornya daripada membinanya semula
Inilah ganjarannya, dan satu-satunya sebab untuk buat tiga perkara di atas.
Laporan, kemudian Laporan syif, untuk sebarang julat tarikh: jam yang dirancang untuk setiap orang, jam yang mereka betul-betul bekerja, dan bezanya. Liputan sepanjang tempoh itu. Rekod masuk yang tiada syif berkaitan. Rekod masuk yang tiada sesiapa tutup. Tapis kepada seorang apabila ada yang pertikaikan nombornya, dan muat turun CSV untuk sesiapa yang uruskan gaji anda.
Pertengkaran itu bukan jadi lebih senang untuk dimenangi. Ia berhenti berlaku, sebab ada sesuatu untuk dilihat bersama.
Apa yang ia tidak buat
Elok disebut terus terang, sebab jurang antara apa yang orang sangka dan apa yang alat itu buat adalah punca kekecewaan.
Ia tidak buat gaji. Tiada medan kadar gaji di mana-mana dalam bookit, dan itu memang sengaja. Anda dapat jam. Menukar jam kepada gaji masih kerja orang lain — itulah sebabnya eksport CSV wujud.
Ia tidak jejak cuti. Belum ada rekod MC atau cuti tahunan. Kalau seseorang cuti, anda batalkan syif itu.
Ia tidak ingatkan sesiapa tentang apa-apa. Tiada sesiapa dapat mesej tentang syif esok, dan tiada sesiapa dikejar sebab lupa rekod waktu keluar. Anda akan nampak rekod masuk yang terbuka pada halaman gambaran keseluruhan, tetapi bookit tidak akan memberitahu sesiapa. Kalau harapan anda adalah berhenti mengejar orang, ini tidak buat begitu.
Pasukan anda tidak boleh tukar syif sesama sendiri. Anda boleh biarkan satu syif tanpa nama sebagai syif terbuka, tetapi hanya pengurus yang menetapkannya. Tiada sesiapa boleh ambil sendiri.
Ia satu cawangan pada satu masa. Jadual, log masa dan laporan semuanya mengikut cawangan. Tiada paparan yang mencampurkan dua cawangan.
Kalau itulah perkara yang anda perlukan, ini belum lagi alatnya — dan kami lebih rela anda tahu sekarang.
Berapa kosnya dan macam mana nak hidupkan
Syif ialah add-on pilihan, bukan sebahagian daripada pelan asas. Harganya RM12 sebulan bagi setiap cawangan pada pelan Basic, Advance dan Team, atau RM100 setahun bagi setiap cawangan pada kitaran tahunan. Anda boleh lihat harganya di halaman harga kami bersama add-on yang lain.
Anda tak perlu tanya sesiapa. Buka halaman langganan dalam akaun bookit anda, tambah Syif pada cawangan yang anda mahu, dan ia terus boleh digunakan pada cawangan itu. Buang dengan cara yang sama kalau ia tak sesuai untuk anda.
Anda akan nampak lencana beta padanya dalam app. Itu memang sengaja — ia masih baharu, kami masih menambah padanya, dan peniaga yang menggunakannya sekarang adalah orang yang menentukan apa yang datang seterusnya. Kalau rekod cuti atau tukar syif yang anda tunggu, beritahu kami dan ia naik dalam senarai.
Tak pasti ia sesuai untuk kedai anda? Berbual dengan kami di WhatsApp — 5 minit sahaja, dan kami akan cakap jujur kalau jawapannya tidak.