Kebanyakan kedai yang kami bantu tidak pernah mencatat kehadiran dalam apa-apa bentuk sekalipun.Tiada kad punch, tiada buku daftar masuk, langsung tiada apa-apa.Jadi apabila daftar masuk dihidupkan, soalan yang timbul bukan tentang ciri-ciri.
Soalannya adalah: apa yang perlu dilakukan oleh pasukan saya, adakah mereka akan menentangnya, bolehkah seseorang menipunya, dan apa yang saya perlu tengok selepas itu.
Inilah panduannya, mengikut urutan kejadiannya.
Sebelum bermula: semua orang perlu akaun sendiri
Daftar masuk direkodkan pada akaun bookit milik individu itu sendiri. Tiada PIN dikongsi dan tiada cara untuk merekodkan seseorang yang tiada akaun — PIN peranti dikongsi pernah direka bentuk tetapi kemudiannya digugurkan dengan sengaja, kerana apabila dua orang berkongsi log masuk yang sama, rekod itu tidak lagi membuktikan apa-apa.
Jadi kerja pertama yang sebenar ialah Pasukan: setiap orang yang akan daftar masuk perlu wujud di sana dengan log masuk sendiri. Ini biasanya satu-satunya bahagian yang mengambil masa satu atau dua hari, kerana ia melibatkan meminta lima orang membuka aplikasi. Buat ini sebelum anda mengumumkan apa-apa lagi.
Pengurus yang mempunyai akses syif penuh boleh mendaftar masuk bagi pihak seseorang — ia akan ditunjukkan sebagai Daftar masuk untuk nama mereka — tetapi entri itu tetap jatuh pada akaun orang yang betul. Itu adalah jalan alternatif untuk telefon yang hilang, bukan cara untuk melangkau pembuatan akaun.
Persediaan 20 minit
Tetapan, kemudian cawangan anda, kemudian Tetapan syif.
1. Pilih cara mereka buktikan kehadiran
Di bawah Kehadiran kakitangan, terdapat empat pilihan:
| Mod | Apa yang berlaku | Sesuai untuk |
|---|---|---|
| Dinyahaktifkan | Tiada siapa boleh daftar masuk. Jadual sahaja | Tempat setiap cawangan bermula |
| Kiosk QR | Mereka mengimbas kod pada skrin di kaunter anda | Kedai dengan kaunter dan tablet yang tidak digunakan |
| Pagar geo GPS | Mereka daftar masuk pada telefon mereka, mesti berhampiran cawangan | Tiada peranti tambahan, atau pasukan yang sudah menggunakan telefon mereka |
| Daftar masuk di mana-mana | Tiada semakan langsung | Orang yang bekerja jauh atau yang sangat dipercayai |
Sehingga anda mengubahnya, ia kekal sebagai Dinyahaktifkan, dan pasukan anda hanya akan melihat kad yang menyatakan kehadiran dimatikan. Jadi tetapan inilah yang menghidupkan keseluruhan sistem.
2. Jika anda memilih GPS
Tetapkan Jarak dibenarkan (meter) — lalainya ialah 150.Satu perkara yang perlu disemak dahulu: alamat cawangan anda mesti disimpan.Jika ia tidak pernah ditetapkan, tiada apa yang boleh diukur, dan daftar masuk akan diterima serta ditandakan untuk semakan berbanding disekat.
Itu direka bentuk begitu supaya tiada siapa dikunci keluar akibat data anda yang tiada, tetapi ini bermakna pagar geo tanpa alamat bukanlah pagar geo.
3. Jika anda memilih Kiosk QR
Pergi ke Pasukan, buka ahli pasukan yang akaunnya akan digunakan pada peranti yang dikongsi, dan hidupkan Akaun kiosk. Pada peranti tersebut, buka Syif, kemudian Rekod keseluruhan, kemudian Buka kiosk kehadiran. Ia akan menjadi skrin penuh dan menunjukkan kod yang berputar. Letakkan di kaunter.
4. Tetapkan tempoh bertolak ansur lewat
Di bawah Pelaporan, tetapkan Tempoh bertolak ansur lewat. Ia adalah Tiada tolak ansur sehingga anda mengubahnya, yang bermakna daftar masuk 90 saat selepas waktu mula dikira lewat dan laporan bulan pertama anda akan kelihatan lebih buruk daripada kenyataan. Lima atau sepuluh minit adalah biasa.
5. Tentukan tentang daftar masuk tanpa syif
Benarkan daftar masuk tanpa syif menentukan sama ada seseorang boleh daftar masuk pada hari yang anda tidak pernah jadualkan mereka. Biarkan ia aktif pada mulanya — ia akan menangkap syif gantian yang anda terlupa tambah. Daftar masuk tersebut tetap merekodkan jam; ia ditunjukkan sebagai tidak dikaitkan dan tidak pernah dikira sebagai kerja lebih masa. Matikan kemudian jika anda mahu jadual menjadi sempadan.
Itulah persediaannya. Semua yang berikut adalah apa yang berlaku selepas itu.
Apa yang sebenarnya dilihat oleh pasukan anda
Mereka membuka bookit dan memilih Daftar masuk. Ia berada pada jubin pertama papan pemuka mereka, pada rekod keseluruhan Syif, dan pada syif itu sendiri, jadi tiada siapa perlu mencari-carinya.
Mereka akan mendapat skrin Sahkan daftar masuk yang menjelaskan peraturan cawangan anda dalam bahasa yang mudah. Dalam mod QR, mereka kemudian memilih Imbas kod QR dan menghala kamera ke skrin kaunter anda. Dalam mod GPS, bookit akan mencari lokasi mereka dahulu. Mendaftar keluar hanya satu ketukan, tanpa langkah kedua.
Itulah keseluruhan pengalamannya.Sebab ia mudah diterima di kebanyakan kedai adalah kerana ia tidak menggantikan apa-apa — tiada sistem lama yang disukai sesiapa.
Pasukan yang menentang biasanya adalah mereka yang diberitahu tentangnya pada pagi ia mula digunakan.Beritahu mereka seminggu sebelum, dan nyatakan tujuannya: supaya jam kerja tiada siapa bergantung pada ingatan sesiapa pada penghujung bulan.
Sejauh mana keselamatannya, secara jujur
Wajar untuk bersikap jujur tentang ini, kerana jawapannya adalah "sukar dipalsukan, tetapi bukan mustahil", dan mana-mana vendor yang berkata sebaliknya sedang menjual sesuatu.
Kiosk QR adalah yang paling kukuh. Kod berputar secara berterusan, setiap satu sah selama lebih kurang satu minit, dan setiap satu hanya boleh digunakan sekali. Tangkapan skrin yang dihantar kepada rakan di rumah tidak berguna — pada masa mereka membukanya, kod itu sudah tidak aktif. Lubang yang masih ada adalah nyata tetapi sempit: seseorang yang benar-benar berada di kaunter anda boleh memindahkan kod langsung dalam tetingkap pendeknya, dan rakan sekerja mereka akan daftar masuk di bawah nama mereka sendiri dari tempat lain. Itu memerlukan koordinasi yang disengajakan, setiap hari, dan ia meninggalkan rekod dengan nama mereka padanya.
GPS membawa risiko yang biasa. Seseorang yang tekad boleh memalsukan lokasi telefon. Kebanyakan orang tidak bersusah payah; tujuan pagar geo adalah untuk mengelakkan "saya akan daftar masuk dari tempat letak kereta pukul 9 dan tiba pukul 9:20" daripada berfungsi.
Daftar masuk di mana-mana tidak menyemak apa-apa, dan ia dinamakan begitu supaya tiada siapa tersalah faham ia sebagai kawalan.
Cara yang jujur untuk disampaikan kepada pasukan anda: ini bukan pengawasan dan ia tidak akan menangkap seseorang yang telah memutuskan untuk menipu anda. Ia menghapuskan kawasan kelabu di mana dua orang benar-benar mengingati sebulan secara berbeza.
Minggu pertama: jangka untuk membetulkan entri
Seseorang akan terlupa untuk daftar keluar. Seseorang akan daftar masuk pada pukul 9:02 dan bersumpah mereka sudah ada pada pukul 8:55. Telefon seseorang akan kehabisan bateri.
Syif, kemudian Log masa, menyenaraikan setiap daftar masuk dan daftar keluar dengan kaedah yang digunakan dan sebarang tanda pagar geo. Buka satu entri untuk mengedit atau memadamnya. Betulkan entri dengan bebas dalam dua minggu pertama — anda sedang menentukur, bukan mengawal, dan satu entri yang dibetulkan lebih bernilai daripada sebulan orang tidak mempercayai angka-angkanya.
Perhatikan Daftar masuk belum tamat pada rekod keseluruhan. Tiada siapa diingatkan untuk daftar keluar — tiada pemberitahuan syif dalam bookit langsung — jadi daftar masuk yang terlupakan hanya akan tergantung di sana sehingga anda menutupnya.
Membaca laporan pada penghujung bulan
Dua tempat, dan ia menjawab soalan yang berbeza.
Syif, kemudian Rekod keseluruhan, adalah pandangan sepintas lalu bulan ini: jam yang bekerja berbanding jam yang dirancang, ditambah Liputan, Daftar masuk lewat, Tidak hadir dan Daftar masuk belum tamat.
Laporan, kemudian Laporan syif, adalah yang anda gunakan untuk apa-apa yang penting. Pilih julat tarikh anda dan dapatkan jam yang dirancang, jam yang bekerja, perbezaannya, kerja lebih masa, pecahan per ahli, ditambah daftar masuk tidak dikaitkan dan daftar masuk belum tamat. Tapis kepada satu orang apabila mereka mempersoalkan nombor mereka. Muat turun CSV untuk sesiapa yang menguruskan penggajian anda. Gunakan Edit susun atur untuk meletakkan kad yang anda ambil berat di bahagian atas.
Dua perkara yang perlu diketahui tentang angka sebelum anda membacanya:
- "Tidak hadir" ialah syif yang dijadualkan tanpa sebarang daftar masuk. Jika seseorang benar-benar bercuti dan anda tidak pernah membatalkan syif itu, ia ditunjukkan sebagai tidak hadir. Batalkan syif apabila rancangan berubah — pembatalan itu kekal dalam sejarah syif.
- Lewat bermakna daftar masuk selepas waktu mula syif ditambah tempoh bertolak ansur anda. Jika anda tidak pernah menetapkan tempoh bertolak ansur, lihat di atas.
Satu perkara yang perlu diketahui sebelum anda berjanji tentang privasi: Laporan syif mengikut kebenaran Semua laporan anda, bukan akses syif. Sesiapa yang boleh membuka laporan akan melihat jam keseluruhan pasukan, walau apa pun kebenaran syif mereka.
Di mana Syif berhenti
Jam, bukan upah. Syif merekodkan jam dan berhenti di situ, dengan sengaja — upah bermakna kadar, KWSP, PERKESO dan potongan, yang termasuk dalam penggajian anda. Jam adalah bahagian yang semua orang boleh bersetuju. Itulah tujuan CSV.
Cuti adalah syif yang dibatalkan, buat masa ini. Tiada baki cuti lagi. Batalkan syif dan pembatalan itu kekal dalam sejarahnya, jadi ia tidak pernah dikira sebagai tidak hadir bagi sesiapa pun.
Tiada apa yang dikejar untuk anda lagi. Tiada peringatan jadual, tiada amaran lewat, tiada dorongan tentang daftar masuk belum tamat — pantau rekod keseluruhan sebaliknya. Yang ini adalah jurang, bukan keputusan.
Satu cawangan pada satu masa. Log masa dan laporan berskop cawangan, kerana liputan dan kelewatan hanya bermakna sesuatu cawangan demi cawangan.
Cara menghidupkannya
Syif adalah tambahan: RM12 sebulan setiap cawangan pada Basic, Advance dan Team, atau RM100 setahun setiap cawangan. Lihat halaman harga, atau tambah dari halaman langganan anda dan gunakannya pada cawangan tersebut dengan segera.
Luangkan dua puluh minit untuk tetapan, seminggu untuk mendapatkan akaun semua orang, dan satu bulan penuh sebelum anda membaca apa-apa makna dalam laporan. Laporan yang dibuka pada hari ketiga menunjukkan papan yang kosong.
Baca seterusnya: templat, jadual lalai dan membaca laporan syif — bahagian yang anda guna pada minggu ketiga, apabila daftar masuk sudah menjadi kebiasaan.
Mahu bantuan untuk menyediakannya? Hubungi kami melalui WhatsApp — kami akan buat tetapan cawangan bersama anda dalam satu sesi.