Dua minggu pertama dengan Syif adalah tentang memastikan semua orang daftar masuk. Pada minggu ketiga bahagian tu dah senyap — semua orang dah ada tabiat, rekod pukulan dah betul — dan soalan lain pula muncul.
Anda masih bina jadual dengan cara lama, syif satu-satu, dan malam Ahad datang lagi. Anda buka laporan syif, nampak enam angka, dan tak pasti dua daripadanya maksud apa. Dan bulan hampir habis, jadi seseorang kena kira berapa yang pekerja sambilan patut terima.
Ini sambungan kepada panduan persediaan. Tak ada yang susah; cuma bahagian yang tiada siapa jumpa pada hari pertama.
Tiga cara untuk isi seminggu
Ada tiga, dan sebabnya tiga sebab masing-masing menang dalam situasi berbeza.
| Apa yang dibuat | Guna bila | |
|---|---|---|
| Tambah satu syif | Satu orang, satu hari, satu set waktu | Gantian, tugas sekali, perubahan pertengahan minggu |
| Duplikat hari / Duplikat julat | Salin syif yang sedia ada ke tarikh lain | Minggu depan sama macam minggu ni, dan minggu ni dah betul |
| Guna templat syif | Isi hari dari corak mingguan yang disimpan, atau dari jadual lalai pasukan anda | Jadual ada bentuk yang berulang — dan bagi kebanyakan kedai memang begitu |
Perangkapnya ialah guna yang pertama untuk semua benda. Kalau anda taip nama tiga orang yang sama dengan waktu yang sama setiap Ahad, anda masukkan semula data yang dah ada. Duplikat boleh selesaikan sebahagian besar masalah tu, tapi masih perlukan minggu yang elok sebagai contoh untuk disalin, dan ia turut mengulang apa yang salah pun.
Tetapkan waktu sekali, pada orangnya
Ini bahagian yang Syif buat yang duplikat tak boleh, dan yang ramai orang terlepas pandang.
Buka Pasukan, buka ahli pasukan, dan tetapkan Jadual syif lalai mereka — waktu mingguan berulang mereka. Aina bekerja Selasa hingga Sabtu, 10 pagi hingga 6 petang. Anda masukkan sekali, pada dia, dan ia kekal di sana.
Sekarang pada Jadual, Tambah syif → Guna templat syif mengisi hari dari jadual syif lalai ahli pasukan anda, bukan dari corak yang anda lukis. Semua orang yang ada waktu biasa akan dapat waktu mereka. Anda tinggal edit pengecualian sahaja, yang memang satu-satunya bahagian yang betul-betul kerja baru.
Perbezaan dalam amalan: duplikat menyalin minggu lepas, jadi kesilapan minggu lepas ikut sekali. Jadual lalai menggambarkan peraturan sebenar, jadi apa yang mengisi kalendar adalah apa yang anda betul-betul persetujui dengan setiap orang.
Simpan minggu yang elok sebagai corak
Sesetengah jadual tidak boleh dipecahkan kepada tabiat individu — sebuah klinik dengan malam lewat pada Khamis dan dua orang pada Sabtu ada bentuk yang kepunyaan minggu itu, bukan sesiapa pun.
Untuk itu, bina satu minggu yang elok, kemudian Tindakan lain → Simpan minggu sebagai templat. Ia masuk ke halaman Templat dan boleh diguna pada mana-mana minggu akan datang sekali gus, berulang merentasi tempoh yang anda pilih.
Panduan mudah: jadual syif lalai untuk orang yang bekerja waktu sama; templat untuk minggu yang ada bentuk. Kebanyakan kedai akhirnya guna kedua-dua — templat merangkumi rangka, jadual syif lalai mengisi pekerja tetap, dan anda tambah tangan yang selebihnya.
Satu jurang yang patut disebut, sebab anda akan carinya: belum ada lagi kemasukan pukal "orang ini bekerja lapan tarikh spesifik ini". Itu sedang dibina. Hari ini caranya ialah duplikat, atau templat, atau satu-satu.
Rancang jurang sebelum anda tahu siapa yang isi
Anda tak perlu biarkan Sabtu kosong sebab tiada siapa yang dah sahkan. Tambah syif tanpa nama — syif terbuka — dan ia duduk dalam jadual sebagai jurang yang boleh anda nampak, tidak dikira ke mana-mana, dan dapat nama bila seseorang sahkan.
Ini lebih penting daripada kedengarannya untuk laporan. Jurang yang tidak pernah dijadualkan adalah tidak kelihatan; syif terbuka adalah jurang yang anda putuskan.
Laporan, angka demi angka
Laporan → Laporan syif, mana-mana julat tarikh. Ia berjalan sebagai kerja latar belakang dan bukan serta-merta, jadi julat yang luas mengambil masa beberapa saat.
Enam angka, dan dua daripadanya kerap tersalah baca.
Jam dirancang — jumlah setiap syif yang dijadualkan dalam julat. Syif yang dibatalkan digugurkan sebelum apa-apa dikira, jadi membatalkan syif untuk cuti seseorang mengekalkan angka anda bersih dan bukannya mengurangkannya.
Jam bekerja — jumlah setiap daftar masuk, sama ada ia dikaitkan dengan syif yang dijadualkan atau tidak. Gantian mengejut dikira di sini.
Kerja lebih masa — ini yang ramai orang tersalah baca. Ia dikira setiap daftar masuk, berbanding syif yang dikaitkan dengannya: apa sahaja yang melebihi tempoh syif yang dijadualkan. Daftar masuk tanpa syif di belakangnya menghasilkan sifar kerja lebih masa, selalu. Jadi kalau seseorang gantikan enam jam tidak dirancang pada Ahad, jam tersebut masuk dalam jam bekerja dan jauh dari kerja lebih masa. Kalau anda mahu gantian dikira sebagai kerja lebih masa, masukkan syif dalam jadual — walaupun selepas kejadian.
Liputan — syif yang dihadiri ÷ syif yang dijadualkan. Ia mengira syif, bukan jam. Enam syif pendek yang semuanya dihadiri adalah 100%, dan satu hari penuh yang terlepas daripada lima adalah 80%. Ia menjawab "adakah jadual terlaksana", bukan "adakah kita dapat jam yang cukup".
Daftar masuk lewat — daftar masuk selepas waktu mula syif ditambah tempoh tangguh cawangan anda. Perlukan syif berkait: daftar masuk tanpa kaitan tidak boleh lewat, sebab tiada waktu mula untuk jadi lewat.
Tidak hadir — syif yang dijadualkan yang tiada siapa daftar masuk. Ini juga cara syif seseorang yang betul-betul dimaafkan kelihatan, kalau anda terlupa batalkan.
Di bawah angka: jam bekerja berbanding dirancang dari masa ke masa, jam mengikut ahli pasukan, jadual per-ahli, dan kad Perlu perhatian yang mengandungi dua perkara yang senyap-senyap menyelewengkan semua angka — daftar masuk tanpa kaitan dan daftar masuk yang masih terbuka.
Daftar masuk terbuka terus mengira. Daftar masuk yang tiada siapa tutup terus mengumpul jam bekerja sehinggalah saat anda jalankan laporan, jadi satu daftar keluar yang terlupa pada hari ke-3 boleh tambah seratus jam pada bulan itu. Kalau sesuatu angka kelihatan mustahil, periksa situ dulu.
Dua lagi yang patut diketahui: syif semalaman dikira penuh terhadap hari ia bermula, dan anda boleh susun semula kad dengan Edit susun atur — letakkan yang anda betul-betul baca di atas, dan tetapkan semula bila-bila masa.
CSV itu, dan bayar pekerja sambilan daripadanya
Menu penjuru atas → Muat turun CSV. Yang keluar adalah blok ringkasan, kemudian satu baris setiap orang:
| Lajur | Apa itu |
|---|---|
| Ahli pasukan | Nama mereka |
| Jam dirancang | Apa yang anda jadualkan |
| Jam bekerja | Apa yang mereka betul-betul daftar masuk — ini adalah baris upah untuk staf bergaji jam |
| Jam kerja lebih masa | Melebihi tempoh syif yang dijadualkan, pada daftar masuk berkait sahaja |
| Liputan | Syif yang mereka hadiri ÷ syif yang dijadualkan untuk mereka |
| Daftar masuk lewat | Kiraan |
| Tidak hadir | Kiraan |
| Hari | Hari berbeza yang mereka bekerja |
Untuk pekerja sambilan bergaji jam, pengirannya adalah jam bekerja × kadar mereka, dan ia adalah satu lajur satu fail. Buka dalam Excel atau Sheets, tambah lajur kadar di sebelahnya, darabkan. Kalau anda jalankan kitaran bulanan, tetapkan julat ke bulan itu dan fail tersebut adalah input untuk gaji orang itu.
Dua perkara yang sengaja tidak ada:
Tiada kadar, jadi tiada angka ringgit. bookit tidak menyimpan kadar gaji di mana-mana, yang bermakna tiada apa di sini yang jadi upah sehingga anda atau akauntan anda darabkan. Itulah sempadan yang kami lukis — jam adalah fakta yang kedua-dua pihak dalam bilik bersetuju, upah membawa EPF, SOCSO dan potongan bersama, dan itu kepunyaan penggajian.
Tiada pecahan harian. Eksport adalah per orang untuk julat itu, bukan timesheet hari demi hari. Kalau seseorang persoalkan Selasa tertentu, jawapannya ada dalam Log masa, bukan CSV.
Satu perkara untuk periksa sebelum anda kongsikan
Laporan syif mengikut kebenaran Semua laporan anda, bukan akses syif. Sesiapa yang boleh buka laporan nampak jam seluruh pasukan, walau apa pun kebenaran Syif mereka. Kalau anda ada pendandan senior yang boleh tarik laporan, mereka boleh nampak apa semua orang bekerja. Baik tahu sebelum ia mengejutkan anda.
Di mana ini meninggalkan anda
Minggu ketiga yang wajar: jadual syif lalai pada semua orang dengan waktu tetap, satu templat tersimpan untuk bentuk minggu itu, dan malam Ahad dikurangkan kepada mengedit pengecualian sahaja. Hujung bulan adalah satu julat tarikh dan satu muat turun.
Kalau anda belum jalankan asasnya lagi, mulakan dengan panduan persediaan. Kalau pasukan anda kebanyakannya freelancer dan pekerja sambilan, bahagian peraturan ada di sini — akaun, peraturan tempahan dan komisen. Dan kalau anda masih memutuskan sama ada semua ini berbaloi, mulakan di sini.
Tersekat dengan templat atau baca angka yang kelihatan salah? Mesej kami di WhatsApp — hantar tangkapan skrin laporan dan kami akan beritahu apa yang dikira.